Privacy reglement

Arbogrit vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de gegevens van onze zelfstandige professionals en die van onze klanten en hun werknemers. Daarnaast ondersteunen wij onze zelfstandige professionals wat betreft privacy en verwerking van persoonsgegevens.

Door middel van dit reglement willen wij alle betrokkenen informeren over hoe Arbogrit omgaat met uw gegevens.

Welke gegevens registreren wij?

Wij registreren 4 typen persoonsgegevens:

1. Gegevens van werkgevers (zoals NAW-gegevens, financiële gegevens, KvK-nummer, en mailadressen);
2. Gegevens van zelfstandige professionals in ons netwerk (zoals NAW-gegevens, e- mailadressen, geboortedatum, financiële gegevens, BIG-registratie, btw en KvK nummer, cv, informatie over (lopende) opdrachten, etc.).
3. Gezondheidkundige en afgeleide gegevens van medewerkers (zoals NAW-gegevens, geboortedatum, datum verzuimmelding, datum indiensttreding, informatie over ziektebeeld en de voortgang van herstel). Deze gegevens worden enkel geregistreerd in het medisch dossier van de bedrijfsarts;
4. Gegevens van sollicitanten (zoals NAW-gegevens, cv, motivatiebrief).

Wie mag uw gegevens inzien?

De medewerkers van Arbogrit hebben inzicht in de gegevens, zoals boven beschreven in punt 1, 2 en 4, van werkgevers en zelfstandige professionals. Enkel de behandelend bedrijfsarts en indien aanwezig diens gedelegeerde onder voorwaarden, mag gezondheidkundige en afgeleide gegevens inzien.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een basisovereenkomst arbodienstverlening of sociaal-medische advisering waarbij de betrokkene partij is, of om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Arbogrit onderworpen is.

Reikwijdte

Het Privacy-reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens, geautomati- seerd of niet-geautomatiseerd binnen Arbogrit door medewerkers van Arbogrit en door Arbogrit gecontracteerde zelfstandige professionals.

Hoe gaan wij om met uw gegevens?

Arbogrit is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit Privacy-Reglement. Haar handelen, met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt bepaald door wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de WGBO. De zelfstandige bedrijfsarts is verantwoordelijk voor de juiste verwerking van en de omgang met de gezondheidgegevens van de werknemer.

Arbogrit draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Dit wordt bekrachtigd in het tekenen van een verklaring.

De verwerking van gegevens inzake de gezondheid genieten specifieke aandacht. Deze gegevens mogen verwerkt worden voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de verzuimbegeleiding en de preventieve taak van een bedrijfsarts. Medische gegevens worden aangemerkt als bijzondere gegevens. De aard van deze gegevens brengt met zich mee dat de verwerking ervan een grote inbreuk kan vormen op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. Op basis van de WGBO en de wet op de loondoorbetaling bij ziekte (WULBZ) kan Arbogrit deze gegevens verwerken zonder dat zij daar toestemming voor nodig heeft van de betrokkene. Arbogrit is verplicht de betrokkene te informeren over de verwerking van deze bijzondere gegevens. Dit gebeurt door middel van dit reglement, maar ook in het eerste contact tussen de bedrijfsarts en de werknemer.

Wij schakelen derden in bij de uitvoering van de diensten, zoals een serviceprovider voor het versturen van e-mails en het hosten van de database. Voor zover deze derden daarbij persoonsgegevens verwerken, doen zij dit in hoedanigheid van verwerker voor ons en hebben wij de vereiste technische en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens in overeenstemming met deze Privacy-verklaring worden verwerkt.

Wij hanteren in de verwerking van alle persoonsgegevens de wettelijke bewaartermijnen.

Wat is voor u als werkgever van belang?

Om u als werkgever goed van dienst te kunnen zijn, leggen wij uw persoonsgegevens vast. Wij gebruiken dit alleen voor onze dienstverlening en de bijbehorende administratie. We delen dit dus niet met derden, anders dan hierboven genoemd.

U kan zich bij ons ook aanmelden voor onze nieuwsbrief. Wij gebruiken uw naam en mailadres dan voor het persoonlijk toezenden van nieuws omtrent Arbogrit en actualiteiten in de arbodienstverlening. Als u geen nieuwsbrieven meer wil ontvangen, dan kan u zich onderaan in iedere

mail uitschrijven. Uw persoonsgegevens worden dan direct uit ons systeem voor het verzenden van deze nieuwsbrieven gehaald.

Wat is voor u als zelfstandige professional van belang?

Zodra u, mondeling of schriftelijk, heeft aangegeven toegevoegd te willen worden aan ons netwerk, is een aantal zaken met betrekking tot uw persoonsgegevens van belang.

Om u als zelfstandige professional goed van dienst te kunnen zijn, leggen wij uw persoonsgegevens vast. Wij gebruiken dit alleen voor onze dienstverlening en de bijbehorende administratie. We delen dit dus niet met derden, anders dan hierboven genoemd.

Uw cv gebruiken wij in communicatie met potentiële opdrachtgevers. Hierbij benadrukken wij richting de opdrachtgever de wettelijke bewaartermijn en de vertrouwelijkheid van de informatie.

Wij voegen u toe aan onze mailinglijst. Dit betekent dat u de nieuwsbrief voor bedrijfsartsen ontvangt. Hierin houden wij u op de hoogte van belangrijke, administratieve zaken en andere informatie die van belang is voor de uitvoering van uw werk.

Tijdens onze bijeenkomsten worden regelmatig foto’s gemaakt. Deze gebruiken wij op social media. Wij proberen deze foto’s zo te maken dat aanwezigen niet te herkennen zijn. Dit is echter niet altijd mogelijk. Wij zullen voorafgaand aan het fotograferen aankondigen dat er foto’s gemaakt worden, zodat u niet in beeld wil komen, daar rekening mee gehouden kan worden. Indien u problemen mee heeft met het feit dat er foto’s gemaakt worden en/of op social media worden gezet, kunt u dat tijdens de bijeenkomst aan ons laten weten.

Wij faciliteren u in randvoorwaarden zoals een adequaat en conform privacy richtlijnen goedgekeurd medisch dossier, beveiligd mailen, voorlichting omtrent de privacy wetgeving en hen voorzien van verwerkersovereenkomsten indien gewenst. Per project/opdrachtgever eis en contract opgesteld met het oog op de naleving van de AV. Tevens verplichten wij u een verklaring te tekenen, waarin u aangeeft in uw werkzaamheden te voldoen aan de AVG.